Inventarisierung in Behörden und Kommunen

0

Das Thema Inventarisierung von Büromöbeln und IT Equipment wirkt in manchen Kommunen immer noch wie ein Schreckgespenst. Sofort tauchen vor dem inneren Auge Bilder von langen Listen mit Gegenständen auf, die alle gezählt und dokumentiert werden müssen. Das sieht nach endloser Arbeit aus – dabei können Wirtschaftsgüter schon längst digital verwaltet werden. Ulrich Hoppe, Consultant der Hoppe Unternehmensberatung, gibt wertvolle Tipps für die Einführung eines effizienten und vor allem rechtskonformen IT-gestützten Systems für die Inventarisierung.

Stellte sich den Fragen des Kommunalen Beschaffungs-Dienstes: Ulrich Hoppe

Herr Hoppe, als Dienstleister sind Sie in vielen Betrieben unterwegs, wie sieht denn eine typische Inventarisierung heute aus, mit welchen Schwierigkeiten haben Unternehmen zu kämpfen?
Viele Unternehmen glauben immer noch, dass die Inventarverwaltung mit dem Aufkleben von Barcode-Etiketten erledigt ist. Dem ist aber nicht so, eine passende Software sollte einen aktuellen Überblick über das vorhandene Inventar und dessen Wert bieten, damit der Unternehmer die richtigen Entscheidungen für anstehende Investitionen treffen kann. Oft weiß man zwar, welche Wirtschaftsgüter im Umlauf sind, es fehlen aber Angaben zum Zustand, dem genauen Standort etc. Aber nur wenn komplette Angaben vorliegen, können wir von Transparenz sprechen und falsche Anschaffungen vermieden werden. Wir empfehlen daher den Einsatz einer passenden Software.

Wie findet man die passende Software für die Inventarverwaltung? Worauf sollten Unternehmer achten?
Per Gesetz ist das Inventarverzeichnis für jede Firma vorgeschrieben. Die umfangreichen Daten aus der
Software dienen also gleichzeitig als rechtssicherer Inventar- und Versicherungsnachweis, und einer
Betriebsprüfung kann gelassen entgegengesehen werden. Es bietet sich aber an, das Inventory Management nicht nur als lästige Pflichterfüllung zu betrachten, denn ein Unternehmen kann mit der
richtigen Software sehr wertvolle Informationen gewinnen. Inventarmanager und Facility Manager
müssen zum Beispiel über den Anschaffungszeitpunkt und den Aufbewahrungsort von Einrichtungsgegenständen und Mobiliar Bescheid wissen. Auch die IT-Abteilung ist selbstverständlich an der Inventarisierung der Computer, Drucker, Notebooks und Beamer interessiert. Außerdem sollte
sich das Inventar zu einer bestimmten Kostenstelle, Gruppe oder Kategorie zuordnen lassen. Die
Inventarsoftware sollte es ermöglichen, für jeden einzelnen Vermögensgegenstand eine Historie anzulegen, um schnell erkennen zu können, wann Reparaturen durchgeführt wurden. Hierzu ist es zudem wichtig, dass die Lösung auch Garantiezeiten berücksichtigt. Bei der Anschaffung sollte auch darauf geachtet werden, dass die Software mandantenfähig ist, also beispielsweise parallel von mehreren Anwendern im lokalen Netzwerk genutzt werden kann.

Wie werden Inventargüter in einer Software erfasst?
Grafisch wird das meistens sehr anschaulich mittels Raumplänen gelöst. Vordefinierte Eingabefelder
für Ort, Gruppe und Kategorie machen die Erstdatenerfassung sehr einfach. Zu jedem Inventar können Dateianhänge wie etwa Bilder, Bedienungsanleitungen, Handbücher oder Rechnungen hinzugefügt werden. Im Inventar-Check können die Daten des Inventarplaners zusammengefasst und in Säulen- oder Kuchendiagrammen grafisch dargestellt werden. Natürlich fallen die Barcode-Etiketten nicht weg, sondern sind wichtiger Bestandteil des gesamten Systems.

Inventar zum Beispiel bei Behörden, aber auch bei Unternehmen lässt sich mit einem speziellen Programm leicht verwalten.

In der Industrie 4.0 ist immer wieder von digitaler Ressourcenplanung mit mobilen Endgeräten die Rede. Inwieweit unterstützt die Software diesen Prozess?
Verantwortliche für Betriebsgüter sind meistens überall in der Firma unterwegs, weswegen es sehr
wichtig ist, dass die Inventarsoftware mit mobilen Endgeräten kompatibel ist. Daher werden die Barcodes mittels einer App für IOS und Android erfasst, und per Smartphone oder Tablet können auch Bilder und Videos hinzugefügt werden. Der zuständige Mitarbeiter kann also mit seinem Smartphone den Code einscannen und bekommt sofort alle in der Software verfügbaren Informationen zu den Betriebsmitteln. Für Anwender mit vielen Standorten ist auch die Datenaustausch-Funktion besonders praktisch: Die Daten werden in einer CSV-Datei gespeichert und sind via E-Mail, Dropbox oder FTPServer übertragbar. Ein integriertes Dokumentenmanagement ermöglicht es, diverse Dokumente in der Inventardatenbank abzulegen und den Inventaren zuzuordnen.

Kann die Software auch bei anstehenden Neuanschaffungen hilfreich sein?
Ja, denn mit einem ausführlichen Inventarverzeichnis lassen sich die Kosten für Ersatzbeschaffungen
genauer kalkulieren, denn das Unternehmen weiß zu jeder Zeit, in welchem Zustand die Vermögensgegenstände sind. So werden Finanzmittel zielgenauer eingesetzt. Anstatt zum Beispiel ein Budget für die Anschaffung von 50 neuen Bürostühlen zu taxieren, kann mit der Software ermittelt werden,
dass nur zehn gebraucht werden.

Digitalisierung hört sich für viele Mittelständler immer noch sehr abstrakt an. Eignet sich die Softwarelösungen für Inventarplanung für einen Einstieg ins Smart-Inventory der Industrie 4.0?
Dem würde ich auf jeden Fall zustimmen. Das Tool ist äußerst bedienerfreundlich, und die Vorteile liegen auf der Hand. Mithilfe einer Inventarsoftware erhalten Unternehmen und Kommunen die notwendige Transparenz für ihre Inventarverwaltung, um Einsparpotenziale zu identifizieren und somit das meist knappe Budget effizient einzusetzen. Außerdem dienen die umfangreichen Daten als rechtssicherer Inventar- und Versicherungsnachweis. Wenn wir bedenken, dass sich die Zukunft der Arbeitswelt um das Internet der Dinge dreht, so ist das digitalisierte Inventory Management eine wichtige Vorstufe. Bald entfällt vielleicht sogar komplett das Einscannen der Barcodes, und die Wirtschaftsgüter kommunizieren selbstständig mit der Software, geben etwa den aktuellen Standort und weitere Informationen an. Auch wenn wir jetzt noch nicht so weit sind, lohnt sich eine Digitalisierung der Wirtschaftsgüter auf jeden Fall, unabhängig von Größe und Komplexität des Unternehmens.

Wie kann ich die Inventarsoftware kennenlernen?
Möchten Sie die Vorteile und Funktionen der Inventarverwaltung kennenlernen? Dann nutzen Sie eine der zahlreich verfügbaren Demodaten. In diesen sind typische Inventargüter sowie deren Historien und Bewegungen hinterlegt. So erhalten Sie schnell einen Überblick und sehen auf diese Weise, was Sie für Ihr Inventarmanagement benötigen. Gerne sendet die Hoppe Unternehmensberatung
eine kostenlose Demo-CD.

Kontakt
Hoppe Unternehmensberatung
Beratung für Informationsmanagement
Seligenstädter Grund 8
63150 Heusenstamm
06104/65327
Info@Hoppe-Net.de
www.Hoppe-Net.de

www.Inventarsoftware.de
Kennwort: Hoppe
Fotos: Hoppe (3); Fotolia, Adobe Stock

About Author

Comments are closed.